Una pega que le veía, hasta hace bien poco, es que no conseguía incorporar formato condicional a medidas que tenía incluidas en un parámetro de campo.

Pues bien, recientemente aprendí gracias al maestro Ricardo Rincón cómo lograrlo.

Y, como me ha resultado tan útil….no puedo dejar de compartirlo con la comunidad por si a alguien más le resulta de utilidad.

Os pongo en contexto….

Os muestro a continuación una imagen de un modelo financiero, en la página en la que mostramos una cuenta de pérdidas y ganancias, y vemos como a la medida “Var.PyG” (que muestra la diferencia entre el resultado del ejercicio actual y el ejercicio anterior) le hemos añadido un formato condicional de barras de datos con tono azul para los valores positivos y grises para los negativos:

Eso lo conseguimos seleccionando la matriz en la que tenemos las medidas y dando click derecho sobre la medida a la que queremos añadir el formato condicional. Seleccionamos las opciones de “Formato condicional”  →  “Barras de datos”:

La cuestión es que cuando queremos añadir formato condicional a una medida que está incluida en un parámetro de campo no tenemos habilitada esa opción.

En la siguiente imagen, vemos una serie de medidas que podemos elegir a través de un selector (marcado con un 1 en la imagen). Esas medidas están incluidas en un parámetro de campo, que es el que hemos incluido en el apartado de valores de la matriz (marcado con un 2 en la imagen):

Si ahora queremos dar el mismo formato condicional a la medida “Var.PyG”, no tenemos opción de hacerlo desde el botón derecho como antes, donde teníamos todas las medidas incluidas en la matriz. En la siguiente imagen vemos que no nos aparece esa opción:

¿Cómo podemos entonces darle ese formato condicional?.

Pues de una forma realmente sencilla pero que yo, sinceramente, no había caído en probar…

Simplemente arrastramos a la parte de valores la medida a la que queremos aplicar el formato condicional (Var.PyG), y le aplicamos formato condicional a esa medida con la opción del botón derecho:

Le aplicamos el formato deseado y pulsamos sobre “Aceptar”:

Vemos a continuación cómo se muestra el formato condicional tanto en la medida suelta (la última columna de la matriz) como en la medida incluida en el parámetro de campo:

Ahora ya, simplemente, quitamos de la matriz la medida suelta a la que hemos aplicado el formato condicional y se nos mantendrá ese formato en esa misma medida que está incluida en el parámetro de campo:

Indicar además que ese formato se respeta aunque se filtren medidas en el selector del parámetro de campo, con lo que queda totalmente funcional:

Súper sencillo, ¿verdad?.

Pues sí…muy fácil una vez que te lo cuentan…. (gracias Ricardo ☺️​ )

Espero que te sea de utilidad.

Seguimos!!! 👊

La entrada Cómo añadir formato condicional en los parámetros de campo. se publicó primero en reportingfinanciero.es.

En el ejemplo que vamos a ver, tenemos creadas 2 comprobaciones sobre nuestros datos contables:

1️⃣ Un control que indique si hay algún asiento descuadrado.  En contabilidad es absolutamente esencial que se cumpla el principio de partida doble, es decir, que los importes que van al debe sean los mismos que los que van al haber.  Haremos por tanto un chequeo de que todos los asientos cumplan esta regla.

2️⃣ Que todas las cuentas contables a 4 dígitos que usamos en nuestros apuntes contables las tengamos correctamente clasificadas en nuestro maestro de cuentas. 

Como sabréis, el plan general contable (PGC) español, recoge únicamente determinadas cuentas a 4 dígitos.

Muestro a continuación una imagen de las cuentas registradas en el PGC para el subgrupo 10:

En mis modelos financieros, tengo clasificadas en mis dimensiones Balance y Cash Flow absolutamente todas las cuentas a 4 dígitos recogidas en el PGC (y en mi dimensión de Pérdidas y Ganancias únicamente las de los grupos 6 y 7 de gastos o ingresos).

Por ello, en el grupo 1, según la imagen anterior, tengo creados los siguientes registros de cuentas a 4 dígitos: 1000, 1010, 1020, 1030, 1034, 1040, 1044, 1080 y 1090.

No obstante, el PGC es una guía no estrictamente obligatoria, con lo que hay empresas que pueden usar cuentas a 4 dígitos que no estén reflejadas en el PGC.  En ese caso, tendré que asegurarme de recoger esas cuentas a 4 dígitos que está utilizando la empresa por fuera del PGC y buscar un sistema para que mis tablas dimensionales clasifiquen correctamente esas cuentas.

Por ello, hago un chequeo de que si se utiliza en un apunte contable una nueva cuenta a 4 dígitos que yo no tenga mapeada, me genere un registro en una tabla que llamo “CuentasSinClasificar” (esto lo hago en la fase de ETL con Power Query normalmente).

Contado esto, os voy a enseñar cómo quedaría una hoja de check list en la que controlo las cuentas a 4 dígitos sin clasificar y los asientos descuadrados:

Como se puede apreciar, actualmente no habría nada fuera de control…. 🕵🏻‍♂️​

En la tabla “Cuentas a 4D sin clasificar” únicamente tengo incluido el campo “Cuenta4D” que viene de la tabla que indiqué que trabajaba en Power Query para quedarme con cuentas a 4 dígitos utilizadas en los apuntes contables que no tenía clasificadas para representar en mis informes de PyG, balance y cash flow.

En la tabla “Asientos descuadrados” llevo el identificador de cada asiento y las medidas “Debe” (que suma los importes del debe de los apuntes), “Haber” (que suma los importes del haber de los apuntes) y “Saldo” (que realiza la diferencia entre las medidas “Debe” y “Haber”).

Por otro lado, os voy a enseñar una imagen de portada estándar, con unos KPIs y unos iconos en el margen izquierdo para navegar entre las distintas páginas del informe:

El primero de los iconos, es a través del cual navegaríamos a la anterior página de check list:

Lo que voy a explicar en este post, es cómo realizar una medida DAX con la que dar formato condicional al borde de esa imagen, de manera que si hay algo que resaltar en mi página de check list, me salga un borde rojo alrededor de ese icono a modo de alerta; y aparezca de esta forma:

Lo primero que vamos a hacer es construir una medida que me indique el número de cuentas sin clasificar a 4 dígitos.  Como habíamos dicho que teníamos construida una tabla en fase de ETL que ya me daba esos registros, simplemente será contar las filas de esa tabla:

#CuentasSinClasificar = COUNTROWS(CuentasSinClasificar)

A continuación, haremos una nueva medida DAX con la que obtener el número de asientos descuadrados. Esta nueva medida no es tan básica como la anterior, pero vamos a explicarla paso a paso para entenderla.

La medida sería la siguiente:

NOTA:  Si tenemos el dato del idAsiento únicamente en una dimensión degenerada de apuntes (en lugar de en la tabla de hechos del libro diario), tendremos que hacer el SUMMARIZE de esa tabla dimApuntes.

Y ahora vamos a explicarla (de adentro hacia afuera):

Lo que estamos haciendo es una tabla virtual que nos devuelve los valores únicos del campo idAsiento, con la función SUMMARIZE, y añadimos a esa tabla virtual el saldo de cada asiento con la función ADDCOLUMNS.

Con ello, obtenemos una tabla con las columnas idAsiento y Saldo.

Nos quedaría una tabla similar a esta:

A continuación, con la función FILTER, filtramos la tabla por los registros que tengan el saldo distinto de cero ,es decir, los asientos que estén descuadrados.

En el siguiente paso, con la función COUNTROWS, contamos el número de registros que han quedado en nuestra tabla virtual ya filtrada.

Por último, hacemos una modificación del contexto de evaluación con CALCULATE y la función ALL() para eliminar el efecto de los segmentadores de año, mes y empresa que tenemos en la parte superior de la hoja de Inicio (ver imagen anterior).

Este paso es necesario porque queremos que se nos resalte en rojo cuando haya cualquier registro fuera de lo normal, independientemente de los filtros aplicados. Es decir, si hay un asiento descuadrado que es del año 2022 pero yo tengo filtrado el año 2023, si no incluyo el CALCULATE(…….ALL()) no se me resaltará el borde del icono en rojo como un error ese asiento descuadrado; ya que identificaría que para el año filtrado 2023 todo está correcto.

En caso de que esté todo OK (todos los asientos cuadrados) esta medida debería devolver un resultado de cero.

Por último, vamos a hacer la medida DAX con la que vamos a dar el formato condicional al borde de nuestra imagen:

En caso de que haya algún caso problemático, nos devolverá el borde en rojo, y en caso contrario en blanco (como el fondo que tiene la imagen).

Ahora lo que nos toca es ir al formato de la imagen que tiene nuestro icono de check list y configurar el formato condicional del borde de la siguiente manera:

Al estar todos los datos comprobados en el check list correctos no notamos ninguna diferencia, pero vamos a ver  lo que pasa si fuerzo a que un asiento esté descuadrado…

Voy a modificar el asiento 50 de la empresa 1 del ejercicio 2022 (en el modelo se correspondería con el identificador de asiento 1_2022_50):

Y mirad el efecto que tiene sobre el icono del check list cuando actualizamos los datos:

Nuestro icono se ha resaltado con un borde rojo.

Y si pincho sobre el icono para realizar la navegación entre páginas y que vaya a la página de check list, encontramos el detalle de lo que está generando la alerta:

Nos aparece el asiento 1_2022_50 descuadrado, con lo que tendremos que corregirlo en el ERP (o en el origen que corresponda) para que los informes vuelvan a salir correctos.

Es una técnica que estoy incorporando en todos mis informes financieros y que los usuarios finales agradecen mucho para no tener que estar pendientes de entrar a la hoja de check list, ya que en la propia página de inicio ya tienen el chivato si hay algún error en los datos 😁​

Seguimos!!! 👊​

La entrada Cómo generar un icono de alerta en nuestra portada de un modelo financiero. se publicó primero en reportingfinanciero.es.

El resultado sería similar al de la siguiente imagen:

🖊️ ​En el post de hoy vengo a contarte el detalle de cómo conseguirlo, así que si te mueves en el mundo de las finanzas empresariales y el tema te parece interesante….allá vamos:

Antes de nada, sobra comentar que para aplicar esta solución tendremos que tener montado un modelo financiero en el que elaboremos nuestras medidas.

En nuestro modelo teníamos 2 tablas de hechos, una con los libros diarios de la contabilidad real de las empresas, y otra con los presupuestos.

Tendremos que incorporar a nuestro modelo la fecha del cierre contable que tenemos revisado, que será nuestra fecha de corte para pintar la contabilidad real hasta esa fecha y el presupuesto a partir de la misma.

En el taller, incorporé una consulta desde la opción de “Especificar datos” de Power Query, pero tú puedes incorporarlo desde la fuente que consideres.  Lo que sí es importante es que sea una fuente que pueda modificar únicamente el controller, el director financiero o la persona que sea la encargada de dar el OK definitivo a la revisión de los cierres contables.

La consulta tiene simplemente una columna con un único registro, que es la fecha de cierre revisado. A la columna le asigno el tipo de dato “Fecha”.

A la consulta le doy el nombre de “Revision Cierre” y a la columna “Ultima Revision”.

Dentro de mi informe, tendré que tener calculadas unas medidas para calcular el resultado de PyG de la contabilidad real (a la que llamaré [PyG] ) y de Presupuesto (a la que llamaré [Presupuesto]).

Posteriormente, realizaré la siguiente medida para calcular la fecha de cierre revisado:

Fecha Cierre Revisado = MAX(‘Revision Cierre'[Ultima Revision])

Mi medida DAX para calcular la PyG Proyectada será la siguiente (Nos basamos en la medida [PyG] para calcular el resultado cuando la fecha sea menor o igual a la fecha de cierre revisado y en la medida [Presupuesto] para calcular el resultado cuando la fecha sea mayor a la fecha de cierre revisado):

PyG Proyectada =

CALCULATE (

    [PyG],

    FILTER ( dimCalendario, dimCalendario[Fecha] <= [Fecha Cierre Revisado] )

)

    + CALCULATE (

        [Presupuesto],

        FILTER ( dimCalendario, dimCalendario[Fecha] > [Fecha Cierre Revisado] )

    )

Si metemos esa medida en un gráfico de líneas, y filtramos por el año 2023, tendremos el siguiente resultado:

Refleja el resultado real hasta el mes de octubre (la fecha de cierre revisado es el 31/10/2023) y el valor presupuestado para los meses de noviembre y diciembre.

Sin embargo, nos aparece toda la línea continua y no distinguimos en la propia línea hasta dónde llega el dato real y dónde empieza el presupuestado.

Para conseguir ese efecto, vamos a realizar dos nuevas medidas DAX para pintar cada uno de los 2 tramos que queremos conseguir:

Medida 1:

PyG Proyectada Real =

IF (

    MAX ( dimCalendario[Fecha] ) <= [Fecha Cierre Revisado],

    [PyG]

)

Esta medida nos reflejará el resultado de PyG únicamente cuando el valor de las fechas sea menor o igual a la fecha de cierre revisado.

Si la llevamos a un gráfico de líneas quedaría así:

Como puede observarse, a pesar de tener filtrado todo el ejercicio 2023, únicamente se representan valores hasta el mes de Octubre, que es donde llega la fecha de cierre revisado.

Medida2:

PyG Proyectada Presupuesto =

SWITCH (

    TRUE (),

    MAX ( dimCalendario[Fecha] ) = [Fecha Cierre Revisado], [PyG],

    MAX ( dimCalendario[Fecha] ) > [Fecha Cierre Revisado], [PyG Proyectada],

    BLANK ()

)

Se nos mostraría de la siguiente forma en un gráfico de líneas:

Ahora vemos cómo teniendo filtrado todo el ejercicio 2023 se nos representan valores únicamente desde la fecha de cierre. Destacar que para el valor de Octubre, el dato es el real del PyG de la contabilidad, según indicamos en la primera salida del TRUE().

Esto lo hacemos así para que no haya un salto entre las líneas de real y presupuesto cuando juntemos ambas en un mismo gráfico de líneas.  Al final del post os mostraré lo que ocurriría si obviamos esa primera salida del TRUE y dejamos únicamente valores para las fechas que sean superiores a la fecha de cierre revisado.

Ahora que ya tenemos las 2 medidas preparadas, vamos a juntarlas en un mismo gráfico de líneas para ver el resultado:

Como vemos, a partir de Octubre cambia el color de la línea, al pasar de representar el dato real de la contabilidad al dato del presupuesto.

Ahora, para que destaque más, simplemente vamos a dar formato discontinuo a la línea de la medida “PyG Proyectada Presupuesto” para que nos muestre el resultado que estábamos buscando:

Una vez conseguido el resultado y, como lo prometido es deuda, simplemente quiero mostrarte lo que pasaría si en la medida 2 “PyG Proyectada Presupuesto” quitásemos la primera salida del TRUE y dejásemos la medida de la siguiente forma:

PyG Proyectada Presupuesto =

SWITCH (

    TRUE (),

    MAX ( dimCalendario[Fecha] ) > [Fecha Cierre Revisado], [PyG Proyectada],

    BLANK ()

)

El gráfico quedaría así:

Como puedes observar, al no darle ningún valor a la medida para el caso en que la fecha sea igual a la fecha de cierre revisado, no conseguimos que la línea del presupuesto parta desde el cierre del mes de Octubre, con lo que nos quedaría un salto entre ambas líneas que evitamos gracias a la primera salida del TRUE que incorporamos a la medida (revisar la Medida 2), y que está basada en la contabilidad real con la medida [PyG].

Espero que te haya parecido interesante la entrada y que puedas aplicar esta técnica en tus próximos proyectos 😉​

Seguimos!!! 👊

La entrada Cómo representar en un gráfico de líneas una proyección de cuenta de resultados. se publicó primero en reportingfinanciero.es.

Solemos llegar a soluciones parciales, pero no conseguimos llegar al resultado que nos ofrece cualquier ERP de mostrarnos correctamente el saldo acumulado que tiene la cuenta contable después de cada uno de los apuntes, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Obviamente, la fórmula DAX a emplear dependerá de cómo tengas montado tu modelo de datos.

Para el ejemplo de este post el modelo de datos sería el siguiente:

Una tabla de hechos con los movimientos del libro diario, y las distintas dimensiones para filtrar la información.

La fórmula DAX que yo estaba usando para calcular el saldo acumulado del libro mayor era la siguiente:

Saldo Ac. Mayor =

IF (

    [Saldo],

    CALCULATE (

        [Saldo],

        ALLSELECTED ( dimApuntes ),

        FILTER ( ALL ( dimFecha[Fecha] ), dimFecha[Fecha] <= MAX ( dimFecha[Fecha] ) )

    ),

    BLANK ()

)

Esta fórmula es una adaptación de una aportación que hizo hace ya un par de años ( o algo más 😅​) Leonardo Bergua dentro de la comunidad de Power Platform University.

Te muestro cómo queda en una hoja de detalle de un libro mayor:

Esta medida va acumulando correctamente el saldo acumulado pero tiene un principal inconveniente: si hay varios asientos en la misma fecha (como se destaca en los recuadros rojos y azules de la anterior imagen), la medida muestra el mismo valor para todos los registros de esa fecha (cuando lo esperado sería que diese a cada registro su saldo acumulado y no a todos el saldo resultante al final del día del contexto).

Cuando vi el siguiente vídeo del gran David Uyarra sobre la nueva funcionalidad de cálculos visuales aplicada a calcular saldos contables, enseguida pensé en probarlo para adaptar mi informe financiero y evitar el inconveniente citado anteriormente:

https://www.youtube.com/watch?v=kM0_sqF-fR4

Sin embargo, la funcionalidad del vídeo anterior se ejecuta correctamente cuando no filtramos fechas o, si filtramos fechas, necesitamos que el filtro no deje fuera del contexto el saldo de apertura para que los saldos se arrastren correctamente desde el movimiento de apertura.

Como en mis modelos yo me quedo únicamente con el saldo de apertura del año inicial, esta restricción era un gran escollo, ya que me serviría únicamente si no filtro ninguna fecha y tengo la totalidad de apuntes que afectan al libro mayor.

En una conversación que tuve con Diego Duque en el reciente evento de Power BI Days Bilbao, estuvimos hablando sobre esta problemática que él también estaba afrontando. Se nos fueron ocurriendo varias opciones que se iban cayendo porque no llegaban a resolver el problema😥​

Pero una de las opciones, que combinaba cálculos DAX con los nuevos cálculos visuales, parecía que podía llegar a solucionar el requisito…estas conversaciones en comunidad sin duda que son lo mejor para desatascar problemas 😊

Hasta ahora no había sacado tiempo de ponerme a cacharrear. He podido probar la alternativa y me ha funcionado correctamente, así que voy a desarrollar a continuación los pasos seguidos por si a alguien más le es de utilidad:

1.- Partimos del saldo inicial de la cuenta contable reflejada en el libro mayor. Ese saldo inicial sería el saldo acumulado de la cuenta contable en el día justamente anterior al contexto seleccionado. Esa medida es la que se muestra en el recuadro sombreado en amarillo en la imagen 1 (19.808,05 €).

Esa medida de “Saldo Inicial” en mi modelo tiene el siguiente código DAX:

Saldo Inicial Libro Mayor =

IF ([Saldo],

        //Para que solo pinte saldo inicial en caso de que esté en un asiento con saldo para el contexto filtrado

        IF (

            LEFT ( SELECTEDVALUE ( dimCuentasContables[Subcuenta contable] ), 1 )

               IN { “6”, “7” },

            //Si está en una cuenta de gasto o ingreso no quiero que suma al saldo inicial los saldos anteriores a la fecha mínima (si son cuentas de balance sí), sino que quiero que el saldo inicial sea cero y el saldo que pinte el libro mayor vaya sumando únicamente los importes del periodo seleccionado en el contexto.

            0,

CALCULATE (

[Saldo],

FILTER (ALL ( dimFecha[Fecha] ), dimFecha[Fecha] < MIN ( dimFecha[Fecha] ) )

)),

BLANK ()

)

2.- Necesito construir una medida que repita ese valor en todas las filas del visual de tabla del libro mayor (imagen 1) y que pueda usar posteriormente en los cálculos visuales de esa tabla.

La medida que construyo es la siguiente:

//Calculo la fecha mínima del contexto seleccionado en los filtros externos a la tabla:

VAR FechaMinima =

    CALCULATE ( MIN ( dimFecha[Fecha] ), ALLSELECTED ( dimFecha ) )

//Calculo el saldo inicial acumulando el saldo de las fechas que sean anteriores a la anterior variable:

VAR SaldoInicial =

    IF (

        [Saldo],

        //Para que solo pinte saldo inicial en caso de que esté en un asiento con saldo para el contexto filtrado

        IF (

            LEFT ( SELECTEDVALUE ( dimCuentasContables[Subcuenta contable] ), 1 )

               IN { “6”, “7” },

            //Si está en una cuenta de gasto o ingreso no quiero que sume al saldo los saldos anteriores a la fecha mínima (si son cuentas de balance sí), sino que quiero que el saldo inicial sea cero y el saldo que pinte el libro mayor vaya sumando únicamente los importes del periodo seleccionado en el contexto.

            0,

            CALCULATE (

                [Saldo],

                ALLSELECTED ( dimApuntes ),

                ALLSELECTED ( dimFecha ),

                dimFecha[Fecha] < FechaMinima

            )

        ),

        BLANK ()

    )

RETURN

    SaldoInicial

Vemos cómo queda esa medida con el saldo inicial de 19.808,05 € repetido en cada una de las filas de la tabla:

3.- A continuación, hago un cálculo visual con el saldo acumulado, que hace un RUNNINGSUM de la medida “Saldo”, tal y como se explicaba en el vídeo de David Uyarra.

Recuerda que tienes que tener activada la opción de Cálculos visuales en las características de versión preliminar de las opciones de configuración de Power BI Desktop.

Te recomiendo revisar el vídeo de David Uyarra que mencioné anteriormente si tienes algún problema a la hora de crear este cálculo visual.

4.- Por último, hago un nuevo cálculo visual dentro del visual de tabla para sumar la medida “Saldo Inicial Libro Mayor Cálculo Visual” explicada en el punto 2 y el cálculo visual “SaldoAcumulado1” explicado en el punto 3:

Esta última medida sí que muestra correctamente el saldo del libro mayor para cada uno de los registros sin tener el inconveniente de que se repita el saldo en los apuntes de la misma fecha.

Ahora ya solo queda jugar con los formatos y dejar visibles únicamente las columnas que necesitemos mostrar para llegar a un resultado similar al que obtendríamos desde un ERP.

En la siguiente imagen muestro cómo quedaría para una cuenta de balance (arrastra el saldo anterior al periodo seleccionado en el contexto):

Y en esta otra imagen vemos cómo quedaría para una cuenta de PyG, donde no queremos que arrastre el saldo anterior sino que muestre el saldo para el periodo filtrado:

Espero que te pueda ser de utilidad a la hora de elaborar tus modelos financieros.

Cualquier aporte o mejora son bienvenidos, así que no dudes en contactarme!!!

PD: Gracias a Montse Collantes por su revisión del post, ya que en la primera versión que publiqué únicamente daba solución a las cuentas de balance. Con esta actual versión ya damos solución tanto a cuentas de balance como de PyG.

La entrada ¿Cómo representar el saldo acumulado en la ficha de mayor de una cuenta contable con Power BI? se publicó primero en reportingfinanciero.es.